Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự (Office Manager)
Indochine Counsel
Job Description
Quản lý Hành chính & Nhân sự
- Tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của Phòng HCNS, đảm bảo vận hành hiệu quả và phù hợp với định hướng của Công ty;
- Quản lý toàn diện các chức năng nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả công việc, quan hệ lao động, khen thưởng/ kỷ luật, chấm dứt lao động và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý với NLĐngười lao động &và các cơ quan chủ quản liên quan (Sở tư pháp, Đoàn / Liên đoàn Luật sư, Đoàn / Liên đoàn lao động, Công đoàn, BHXH, BHYT, Thuế TNCN và các chế độ khác);
- Xây dựng, rà soát và triển khai chính sách lương, thưởng và phúc lợi phù hợp với chiến lược của Công ty và thông lệ thị trường;
- Quản lý công tác hành chính văn phòng, bao gồm nhà cung cấp, mua sắm, tài sản, cơ sở vật chất (hữu hình), hạ tầng CNTTcông nghệ thông tin - viễn thông và hậu cần;
- Lập và quản lý ngân sách hành chính; kiểm soát chi phí hiệu quả;
- Xây dựng, rà soát và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy trình nội bộ nhằm đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ;
- Quản lý hệ thống lưu trữ thông tin và tài liệu của Công ty, bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ nhân sự, con dấu và công văn đi/đến;
- Xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hợp tác và tích cực.
- Hoạch định, điều phối, tổ chức các sự kiện thường niên của công ty (họp thành viên, nghỉ giữa năm, sinh nhật công ty, Giáng Sinh, tiệc cuối năm,…) 1 cách hiệu quả, bổ ích, và tiết kiệmhợp lý.
Quản lý quỹ tiền mặt
- Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty đảm bảo an toàn, chính xác và tuân thủ quy định nội bộ;
- Thực hiện thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, đã được phê duyệt;
- Ghi chép, theo dõi và đối chiếu sổ quỹ tiền mặt đầy đủ, kịp thời;
- Lập báo cáo quản lý quỹ định kỳ và theo yêu cầu;
- Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ và đảm bảo số dư thực tế đúng với thông tin ghi nhận tại sổ sách.
Hỗ trợ phát triển kinh doanh
- Phối hợp với Bộ phận Tiếp thị & Phát triển Kinh doanh trong các hoạt động tham gia hội thảo và sự kiện của Công ty;
- Hỗ trợ triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng, hoạt động marketing và xây dựng hình ảnh thương hiệu theo phân công.
Quản lý quy chế đánh giá hiệu quả công việc (KPI)
- Phối hợp với Team KPI trong việc xây dựng, rà soát và hoàn thiện hệ thống đánh giá hiệu quả công việc;
- Là đầu mối điều phối và theo dõi việc triển khai hệ thống đánh giá tại các phòng ban, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ;
- Tổng hợp, ghi nhận các ý kiến phản hồi từ các phòng ban, các nhân sự trong Công ty; phối hợp với bộ phận liên quan để đề xuất, thảo luận và thống nhất các cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng.
Công việc & Trách nhiệm khác
- Tuân thủ đầy đủ các quy định nội bộ của Công ty;
- Bảo mật tuyệt đối tất cả các thông tin, tài liệu của khách hàng, của Công ty và của bất kỳ bên thứ ba nào liên quan đến Công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Luật sư Điều hành.
Bằng cấp chuyên môn & kiến thức
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Quản trị kinh - Am hiểu về quản trị nhân sự, hành chính văn phòng và pháp luật lao động, bảo hiểm;
- Có hiểu biết về kiểm soát nội bộ và quản lý chi phí là một lợi thế.
Kỹ năng & kinh nghiệm
- Khả năng tổ chức, lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả;
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp và giải quyết vấn đề tốt;
- Kỹ năng giao tiếp và quản lý mối quan hệ hiệu quả;
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và quy định nội bộ;
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính – nhân sự và quản lý văn phòng;
- Sử dụng tốt tiếng Anh và thành thạo các phần mềm văn phòng.
Yêu cầu khác
- Trung thực, cẩn trọng và có tinh thần trách nhiệm cao;
- Chủ động, linh hoạt và có tư duy giải pháp;
- Có tinh thần phục vụ nội bộ và khả năng xử lý thông tin một cách bảo mật, thận trọng và chuyên nghiệp.
QUYỀN LỢI
- Thưởng: lương tháng 13 & year end bonus
- Bảo hiểm sức khỏe: BHSK PVI cho quản lý có thâm niên 1 năm trở lên
- Phụ cấp: điện thoại, xăng xe
- Du lịch: 1 chuyến du lịch dài ngày / 1 năm / lần (mỗi năm), 1 chuyến du lịch ngắn ngày / 1 năm / lần (tùy thuộc điều kiện mỗi năm)
- Ngày phép: theo quy định của nhà nước