Chuyên Viên Hành Chính (Nghỉ Thứ 7, Chủ Nhật Thưởng Upto 2 Tháng Lương/năm)
Công Ty TNHH Anthony Innovations Việt Nam
Job Description
CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
A. Hành chính & Vận hành nhà máy
• Quản lý các hoạt động hành chính hàng ngày nhằm đảm bảo cơ sở vật chất vận hành ổn định.
• Điều phối các dịch vụ nhà máy bao gồm: vệ sinh, bảo vệ, vận chuyển, tiện ích (điện, nước) và suất ăn.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ khu vực làm việc (vệ sinh, điều kiện cơ sở vật chất).
• Theo dõi và phối hợp sửa chữa, bảo trì cơ sở vật chất.
• Phối hợp với chủ đầu tư và nhà thầu bên ngoài khi cần thiết.
B. Quản lý nhà cung cấp và hợp đồng
• Quản lý lựa chọn, so sánh và đánh giá nhà cung cấp (suất ăn, vệ sinh, vận chuyển, tiện ích).
• Soạn thảo, theo dõi hợp đồng dịch vụ và thời hạn gia hạn.
• Theo dõi hiệu suất và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
• Chuẩn bị đề nghị thanh toán và phối hợp với kế toán xử lý thanh toán.
• Kiểm soát chi phí và hỗ trợ lập ngân sách hành chính hàng năm.
C. Quản lý Suất ăn & Dịch vụ người lao động
• Quản lý suất ăn hàng ngày và suất ăn tăng ca.
• Tiếp nhận và xử lý phản hồi của người lao động về chất lượng suất ăn.
• Phối hợp cải thiện chất lượng dịch vụ với nhà cung cấp.
• Hỗ trợ các chương trình phúc lợi và chăm sóc người lao động.
D. Hỗ trợ Hành chính Onboarding & Nghỉ việc
• Chuẩn bị công tác tiếp nhận nhân viên mới (đồng phục, tủ đồ, thẻ nhân viên, thẻ ra vào).
• Tổ chức giới thiệu nhà máy và phổ biến nội quy.
• Hỗ trợ thủ tục nghỉ việc và bàn giao tài sản.
E. Hành chính Lao động thời vụ & Nhà thầu
• Phối hợp hồ sơ tiếp nhận lao động thời vụ.
• Quản lý hồ sơ ra vào của nhà thầu.
• Phối hợp với EHS trong việc chuẩn bị hồ sơ an toàn khi cần.
F. Quản lý Tài sản & Trang thiết bị văn phòng
• Quản lý văn phòng phẩm và tồn kho.
• Phối hợp mua sắm máy tính và thiết lập tài khoản IT.
• Quản lý danh sách tài sản hành chính (tủ đồ, đồng phục, thiết bị dùng chung).
• Theo dõi sử dụng và kế hoạch thay thế.
G. Hỗ trợ Vận chuyển & Hậu cần
• Quản lý xe công ty và xe đưa đón CBCNV.
• Phối hợp dịch vụ chuyển phát nhanh.
• Hỗ trợ sắp xếp công tác khi cần.
H. Gắn kết Nhân viên & Sự kiện Công ty
• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động của công ty bao gồm: Tiệc tất niên, Du lịch công ty, Ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày thiếu nhi, Quà Tết, Hoạt động Team building,…
• Bao gồm đàm phán nhà cung cấp, lập ngân sách và theo dõi thanh toán.
I. Kiểm soát Chi phí Tiện ích & Cơ sở vật chất
• Theo dõi sử dụng điện, nước.
• Hỗ trợ phân tích chi phí và báo cáo chi phí hành chính hàng tháng.
• Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí.
J. Hỗ trợ Quan hệ Cơ quan & Đối ngoại
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan địa phương.
• Phối hợp quà Tết hoặc tiếp đón cơ quan chức năng.
• Duy trì mối quan hệ tốt với cộng đồng địa phương.
K. Quản lý Hồ sơ & Lưu trữ
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ hành chính.
• Đảm bảo hợp đồng và tài liệu dịch vụ được lưu trữ đầy đủ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ phục vụ audit liên quan đến phạm vi hành chính.
H. Hỗ trợ phát hành hóa đơn và cách nhiệm vụ khác được giao.
YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ, KINH NGHIỆM & KỸ NĂNG:
• Bằng cử nhân, cao đẳng chuyên ngành: Nhân sự, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.
• Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm trong hành chính nhà máy FDI.
• Kỹ năng phối hợp và giao tiếp tốt.
• Khả năng đàm phán với nhà cung cấp.
• Cẩn thận, có tổ chức và khả năng sắp xếp công việc.
• Khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu.
• Tư duy giải quyết vấn đề.
• Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản và kinh nghiệm hỗ trợ người nước ngoài là một lợi thế.
QUYỀN LỢI
• Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6
• Thu nhập hấp dẫn:
+ Lương cơ bản & phụ cấp: upto 15tr
+ Thưởng 1 tháng lương 13 & upto 1 tháng lương hiệu suất
• Thử việc 2 tháng hưởng 100% tổng lương
• Đóng BHXH 80% lương
• Khám sức khỏe hằng năm, bảo hiểm 24 giờ
• Xe đưa đón CBCNV Long Biên – Hưng Yên
• Du lịch/ Team building/ Tiệc hằng năm để nâng cao tinh thần trong đội nhóm, tổ chức
Địa điểm làm việc:
CÔNG TY TNHH ANTHONY INNOVATIONS VIỆT NAM
Địa chỉ: Lô CN5, khu công nghiệp Minh Đức, Xã Ngọc Lâm, Thị xã Mỹ Hào, Tỉnh Hưng Yên
Thời gian làm việc:
Từ thứ 2 đến thứ 6: 08:00 ~ 16:30
2d:{"skillName":"Admin","skillId":999079,"skillWeight":100,"isExisted":false}